Dans la plupart des entreprises, qu’il s’agisse de bureaux ou de lieux de fabrication et manutention, la salle de pause et la pause-café sont très importantes
Bien souvent, le café partagé entre collègues le temps de souffler ou pendant une réunion impromptue, rime avec la culture d’entreprise. C’est souvent autour de la machine à café automatique de bureau que se retrouvent les salariés pour se relaxer, discuter, décompresser…
Dans les ERP et les sièges sociaux qui accueillent des visiteurs ou des clients, le distributeur à café est également un incontournable.
Récapitulatif des points importants pour choisir votre machine à café pour entreprise.
Les 3 avantages d'une machine à café en entreprise
Amélioration de la productivité
Une machine à café en entreprise permet aux employés de rester alertes et concentrés. La caféine, connue pour ses effets stimulants, aide à combattre la fatigue et améliore les performances cognitives. Une pause-café rapide sur place évite les déplacements hors des locaux et optimise le temps de travail.
Encouragement des interactions sociales
Les pauses autour de la machine à café favorisent les échanges informels entre collègues. Ces moments de convivialité sont essentiels pour renforcer les liens sociaux, améliorer la communication interne et créer une ambiance de travail plus agréable.
Motivation et bien-être des employés
Offrir du café de qualité est un geste apprécié par les employés. Cela montre que l'entreprise se soucie de leur bien-être, ce qui peut améliorer la satisfaction au travail et la motivation. Un employé heureux et motivé est souvent plus productif et fidèle à l'entreprise.
Pourquoi est-ce important de mettre à disposition des employés et visiteurs une machine à café ?
On retrouve des machines à café automatiques dans toutes les entreprises, usines, lieux publics, qu’il s’agisse de TPE ou groupes internationaux, tous secteurs confondus !
Autour du distributeur à café, les relations hiérarchiques font une pause, et contre toute attente, la productivité et la motivation se requinquent à l’occasion de brainstormings impromptus ou de coup de fouet de la caféine !
Il est donc particulièrement important de bien choisir son distributeur à café. En Italie, en France ou aux États-Unis, on n’aimera pas le même type de café ! Selon l’esprit de l’entreprise également, on voudra mettre en avant la qualité, l’écologie, le design, le choix du café et des autres boissons chaudes (thés, tisanes, chocolats, soupes…).
La tendance pour les entreprises et bureaux est de s’équiper de machines à café qui font du bon café (exit le jus de chaussette), équitablement sourcé, et respectueux de l’environnement (chacun amène sa tasse).
Plus l’entreprise sera innovante, à l’image des startups, plus on s’orientera vers une offre de café soit ludique (machine à café avec broyeur) soit durable.
Que dit la loi sur le café au travail ?
Le Code du travail et la réglementation sanitaire ont leur mot à dire sur tout ce qui se passe sur le lieu de travail, y compris sur la pause-café !
Le temps de pause-café au travail en France est souvent un point de tension entre les managers et les salariés par exemple. Selon l’article L.3121-33 du Code du travail, un temps de pause minimum de 20 minutes doit être accordé aux salariés pour toute période de travail d’une durée de 6 heures consécutives. Cette durée peut être augmentée suivant une convention ou un accord d’entreprise. La pause peut être répartie tout au long de la journée de travail (4 pauses de 5 minutes, 2 pauses de 10 minutes, etc.)
Ce temps de pause est obligatoire, et l’employé peut le consacrer à son café, à sortir se dégourdir les jambes, à passer des appels privés…
Le pointage permet de vérifier le respect de la durée de pause, car l’employeur n’est pas tenu de rémunérer la pause-café obligatoire.
En général dans les services Ressources humaines des entreprises, la pause-café et l’espace détente sont plutôt vus comme un point à ne pas négliger pour l’esprit d’équipe, la convivialité et l’ambiance au travail. Il est donc rare de voir les managers chronométrer les employés qui dégustent leur café.
Quelle est la réglementation sur l’hygiène de la machine à café au bureau ?
Post-COVID et déconfinement, les règles de la salle de pause ont un peu changées.
Il faut protéger au mieux les employés et visiteurs avec une hygiène particulièrement surveillée et une décontamination de tous les équipements collectifs :
- Aérer régulièrement la pièce dédiée à la machine à café
- Établir un plan de nettoyage et de désinfection
- Mettre un distributeur de gel hydroalcoolique à côté de la machine à café
- Imposer l’usage du gobelet individuel lavable
- Limiter les contacts avec un distributeur de café sans contact par exemple, ou une commande à pédale.
Types de machines à café pour entreprises
Machines à café à capsules
Les machines à café à capsules sont populaires en entreprise pour leur simplicité d'utilisation et leur rapidité. Elles offrent une grande variété de saveurs et de types de café. Cependant, elles peuvent générer beaucoup de déchets et les capsules peuvent être coûteuses à long terme.
Machines à café à grains
Les machines à café à grains, aussi appelées machines à café automatiques, utilisent des grains de café frais moulus pour chaque tasse. Elles produisent un café de haute qualité avec un arôme riche. Bien qu'elles nécessitent plus d'entretien, elles sont souvent plus économiques et écologiques sur le long terme.
Machines à café automatiques
Ces machines peuvent préparer une grande variété de boissons chaudes, du café au cappuccino en passant par le latte. Elles sont idéales pour les entreprises de taille moyenne à grande, car elles peuvent gérer un volume élevé de préparations rapidement et efficacement.
Machines à café filtres
Les machines à café filtres sont parfaites pour les grandes entreprises où beaucoup de café est consommé. Elles sont simples à utiliser et peuvent préparer de grandes quantités de café en une seule fois. Cependant, elles n'offrent pas la même variété de boissons que les autres types de machines.
Quelle machine à café utiliser dans un espace de bureaux, une salle de réunion, une salle de pause ?
Si vous n’êtes ni restaurateur ni hôtelier, la machine à café de type comptoir (machine à expresso) ne sera pas la solution. Trop de manipulation, trop lente, un peu trop « artisanale » pour servir plusieurs dizaines de cafés à l’heure.
Vraisemblablement, en entreprise il faudra se tourner :
- Soit vers la machine à café multiboissons professionnelle
- Soit vers la machine à café automatique professionnelle.
Mais là encore, tout dépend de votre effectif et du nombre de cafés ou boissons chaudes servis chaque jour.
Par exemple, une petite startup de 10 employés pourra sans hésitation se tourner vers une machine à café grain entreprise avec capsules ou une machine à café automatique avec broyeur. Voir un percolateur si les salariés sont particulièrement gourmets en matière de café.
Voici les principaux types de machines à café qui existent actuellement sur le marché pour les entreprises (hors professionnels de la restauration, cafés et bars, pour lesquels les machines à café sont beaucoup plus sophistiquées) :
- Machine à café à menu simplifié
Le café est servi en quelques secondes, grande capacité de service et de stockage de dosettes, les solutions de paiement sont multiples (jetons, carte…), le nettoyage est simplifié. Les doses de café sont généralement prédosées en capsules. - Machine à café type coffee shop au bureau
Machine à café en grains automatique avec broyeur à café intégré. - Distributeur de boissons chaudes
Jusqu’à 35 sélections de boissons chaudes (café, chocolat chaud, thé, soupe…), écran tactile, distributeur de gobelets intégrés, mais option mug individuel, grosse capacité, entretien plus important. - La machine à café professionnelle OCS
La machine à café OCS (Office Coffee System) est une machine à café de petite taille, qui envoie de l’eau chaude sous pression, facile à utiliser, en inox, avec des dosettes qui préservent l’arôme du café. Préférez des capsules recyclables. - Fontaine à eau chaude
Une fontaine à eau chaude servie entre 65 et 90 degrés, pour y ajouter ensuite sachets de thé ou cafés instantanés.
Machine à café ou distributeur à café ?
Selon le modèle et la marque, les machines à café et distributeurs de boissons chaudes seront proposées sur socle (sur pied, à poser) ou en format armoire.
- La machine à café sur socle ou à poser est raccordée au réseau d’eau ou fonctionne grâce à un réservoir d’eau qu’il faut changer régulièrement. La capacité de ce type de machine à café est de 50 tasses maximum par jour.
- Le distributeur automatique à café en format armoire offre généralement plus de choix de boissons, une plus grande capacité et il est relié directement au réseau pour servir environ 200 boissons par jour. Nous déconseillons aux PME d’investir dans un distributeur : préférez une machine à dosettes.
Quelles sont les meilleures machines à café et marques de machines à café en entreprise ?
Sans surprise, les grandes marques leaders des machines à café automatiques sont des marques italiennes.
- De Longhi
- Saeco
- Lavazza
- Mélitta
- Jura
- Bianchi…
Quel est le prix d’une machine à café pour bureau ?
- Le prix de la location d’un distributeur automatique de café est d’environ 100 € à 200 € par mois. Il est possible d’acquérir ce type de machine à café en leasing, avec une option d’achat.
- Le prix d’achat d’une machine à café varie de 1 200 à 5000 € pour une machine sur pied, et entre 3000 et 7000 € pour une armoire.
Quelle est la machine à café la plus économique ?
Généralement les distributeurs à café sont plus intéressants en location, car l’entretien (qui peut rapidement devenir compliqué et chronophage) et les recharges sont incluses.
Faut-il louer ou acheter sa machine à café ?
La location inclut l’approvisionnement, la maintenance et l’entretien et permet de changer facilement de machine à café.
Le tarif du contrat de maintenance d’une machine à café varie entre 30 et 200 € par mois selon les prestations comprises.
Pensez également au réapprovisionnement des dosettes ou du café en grain. Certains fournisseurs proposent une gestion intégrée des stocks.
Comment choisir sa machine à café d’entreprise ?
Quelle est la meilleure cafetière automatique ? Indiscutablement celle qui conviendra le mieux à vos besoins (choix de boissons, capacité, type de café…). Si certains préfèrent choisir une machine à café avec maintenance et approvisionnement facilités, d’autres se tourneront plus vers la qualité du café.
Chaque type de machine à café pour professionnels a ses avantages et ses inconvénients.
- Les machines à café en grain offrent une fraîcheur incomparable, mais demandent plus de manutention et d’entretien.
- Les distributeurs automatiques multiboissons prennent plus d’espace et sont plus gourmands en énergie.
- Certaines marques de cafetières pour bureaux ont prévu le recyclage des dosettes, d’autres non.
- Les moyens de paiement acceptés changent également beaucoup l’aspect pratique : jetons, monnayeur, clé magnétique, carte. Gratuit…
- La machine à café avec broyeur est beaucoup plus bruyante, à considérer lors du choix de son emplacement.
- La provenance écoresponsable et équitable du café a également son importance : posez la question à votre fournisseur de café.
- Techniquement, les différents modèles proposeront des options intéressantes, telles que :
- Commande à pédale ou sélection sans contact
- Thermobloc
- Double paroi isolante
- Autovidange
- etc.
Critères de choix d'une machine à café pour entreprises
Taille de l'entreprise et nombre d'employés
Le choix de la machine à café dépend largement de la taille de votre entreprise et du nombre d'employés. Une petite machine à capsules peut suffire pour une petite équipe, tandis qu'une machine automatique à grande capacité sera nécessaire pour une grande entreprise.
Facilité d'utilisation et d'entretien
Optez pour une machine facile à utiliser et à entretenir. Les machines automatiques modernes sont souvent équipées de programmes de nettoyage automatiques, ce qui facilite leur maintenance. Assurez-vous également que les consommables (capsules, grains, filtres) sont facilement disponibles.
Coût d'achat et coûts récurrents
Le coût initial de la machine est un facteur important, mais il ne faut pas négliger les coûts récurrents comme les consommables et l'entretien. Comparez les différents modèles en tenant compte du coût total de possession sur le long terme.
Variété et qualité des boissons proposées
Selon les préférences de vos employés, il peut être utile de choisir une machine offrant une large gamme de boissons (espresso, cappuccino, latte, thé, etc.). La qualité du café est également essentielle pour satisfaire les amateurs de café les plus exigeants.
Installation et maintenance des machines à café
Procédures d'installation
L'installation d'une machine à café doit être réalisée correctement pour garantir son bon fonctionnement. Suivez les instructions du fabricant ou faites appel à un professionnel pour l'installation. Assurez-vous que la machine est placée dans un endroit accessible et bien ventilé.
Maintenance régulière et nettoyage
Une maintenance régulière est cruciale pour prolonger la durée de vie de votre machine à café et garantir une qualité constante des boissons. Nettoyez les parties amovibles quotidiennement et suivez les recommandations du fabricant pour le détartrage et la maintenance.
Gestion des pannes et des réparations
Même les meilleures machines peuvent tomber en panne. Il est important d'avoir un plan en place pour gérer les pannes rapidement. Cela peut inclure un contrat de maintenance avec le fournisseur ou un service de réparation dédié pour minimiser les interruptions de service.
Impact environnemental des machines à café
Consommation énergétique
Les machines à café consomment de l'énergie, surtout si elles restent allumées toute la journée. Optez pour des modèles éco-énergétiques qui s'éteignent automatiquement après une période d'inactivité. Cela réduit la consommation d'énergie et les coûts.
Gestion des déchets
Les machines à café à capsules peuvent générer beaucoup de déchets. Recherchez des options de capsules recyclables ou compostables. Les machines à grains produisent moins de déchets et sont souvent plus respectueuses de l'environnement.
Alternatives écologiques et durables
Pour réduire votre empreinte écologique, envisagez des machines à café durables et éco-responsables. Certaines machines sont conçues pour être réparables et durables, et il existe des programmes de recyclage pour les consommables.
Innovations et tendances dans les machines à café
Nouvelles technologies et fonctionnalités
Les machines à café évoluent constamment avec l'intégration de nouvelles technologies. Des fonctionnalités comme la connectivité Wi-Fi, les applications mobiles pour personnaliser les boissons, et les systèmes de nettoyage automatisé rendent les machines à café plus conviviales et efficaces.
Intégration de la connectivité et des applications mobiles
Les machines à café connectées permettent de personnaliser les boissons à partir de smartphones ou de tablettes, de suivre la consommation de café et de planifier l'entretien. Cette technologie offre une expérience utilisateur améliorée et une gestion optimisée.
Tendances écologiques et durables
L'accent est de plus en plus mis sur la durabilité et l'écologie dans le choix des machines à café. Les fabricants développent des machines à faible consommation d'énergie, utilisent des matériaux recyclables et offrent des options de capsules biodégradables.
Comparaison des marques et modèles
Analyse des principales marques sur le marché
Comparez les principales marques de machines à café pour entreprises, telles que Nespresso, Jura, Saeco et DeLonghi. Chaque marque offre des modèles avec des fonctionnalités spécifiques adaptées à différents besoins.
Comparaison des modèles populaires
Analysez les modèles populaires pour déterminer lesquels répondent le mieux aux besoins de votre entreprise. Tenez compte des caractéristiques, de la capacité, de la facilité d'utilisation et du coût.
Avantages et inconvénients de chaque option
Chaque type de machine à café a ses avantages et ses inconvénients. Par exemple :
- Machines à capsules : Faciles à utiliser, grande variété de saveurs, mais coût élevé des capsules.
- Machines à grains : Café de haute qualité, économiques à long terme, mais nécessitent plus d'entretien.
- Machines automatiques : Préparent une grande variété de boissons, mais coût initial élevé.
Coût et budget pour une machine à café en entreprise
Coût initial d'achat
Le coût initial d'une machine à café peut varier considérablement en fonction du type et des fonctionnalités. Évaluez votre budget et comparez les options disponibles pour trouver la meilleure solution.
Coûts récurrents (entretien, fournitures)
Au-delà du coût d'achat, tenez compte des coûts récurrents tels que les capsules, les grains de café, les filtres et l'entretien. Prévoyez un budget pour ces dépenses afin de garantir une utilisation continue et sans problème de votre machine à café.
Planification budgétaire et retour sur investissement
Planifiez votre budget en tenant compte des économies potentielles réalisées grâce à la réduction des pauses café à l'extérieur de l'entreprise et à l'amélioration de la productivité. Une machine à café de qualité peut offrir un excellent retour sur investissement en termes de satisfaction et de motivation des employés.